Der Bewerbungsprozess von morgen

Du fragst Dich, warum so viele Top-Kandidaten während des Bewerbungsprozesses plötzlich abspringen, obwohl diese bei euch ein hervorragendes Arbeitsumfeld hätten? Möglicherweise dauert dieser einfach zu lange und ist (aus Sicht des Bewerbers) zu unübersichtlich. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du diesen Prozess optimierst, damit euer Wunschmitarbeiter auch tatsächlich seine Karriere bei euch startet!

Aus Sicht des Unternehmens beginnt ein Bewerbungsprozess spätestens mit dem Ausschreiben der Stellenanzeige. Daraufhin bewerben sich dann die Kandidaten mit den üblichen Bewerbungsunterlagen, sofern diese beim Anschreiben nicht bereits ihr Interesse verlieren. Danach müssen sich diese nicht selten mehrere Wochen oder mehr gedulden, um eine Antwort zu bekommen.

Soll ein geeigneter Kandidat anschließend zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden, hat er schon häufig das Interesse verloren oder – noch schlimmer – bei der direkten Konkurrenz einen Arbeitsvertrag unterschrieben.

Solltest Du überwiegend passive Bewerber für euer Unternehmen begeistern wollen, dann ist es sogar von noch größerer Bedeutung, einen schnellen und unkomplizierten Bewerbungsprozess anbieten zu können. Denn diese hochqualifizierten Kandidaten befinden sich meist in einem zufriedenen Arbeitsverhältnis und sind daher auf der Suche nach neuen Herausforderungen und nicht nach einem ewigen Bewerbungsprozess.

Um diese Personen für sich zu gewinnen und ihr Interesse aufrecht zu erhalten, muss sowohl schnell als auch mit neuen Ideen gearbeitet werden. Vor allem die Dauer des Bewerbungsprozesses ist ein großer Kritikpunkt, über den sich mehr als ein Viertel von über 1.000 Kandidaten ärgern, welche im Rahmen einer Studie von Michael Asshauer, Tech-Founder sowie Gründer des TALENTE Magazins und Podcasts, durchgeführt wurde. Dabei ist die mangelnde Transparenz während des gesamten Verlaufs ein weiterer großer Kritikpunkt. Wenn der Kandidat während des Bewerbungsprozesses nicht genau weiß, wo er steht und was als nächstes passiert, sinkt nicht nur die Motivation beim neuen Arbeitgeber anzufangen, sondern schädigt vor allem auch die Arbeitgebermarke (Employer Branding) des Unternehmens.

So optimierst Du euren Bewerbungsprozess

Im Folgenden geben wir interessante Vorschläge, wie Du euren Bewerbungsprozess so optimieren kannst, dass nicht nur eure Kandidaten positiv überrascht sein werden, sondern auch euer Unternehmen davon profitieren kann:

Anforderungen – Der Kandidat darf keine Angst haben, sich zu bewerben!

Auch wenn meist nicht alle erfüllt werden müssen, schreckt eine Stellenausschreibung, die direkt nach einer Reihe von hohen Anforderungen verlangt, viele Interessenten schnell ab. Noch mehr, wenn es sich dabei um einen passiven Bewerber handelt, denn warum sollte er sich auch die Mühe machen, sich auf eine Stelle zu bewerben, wenn er sich ohnehin unterqualifiziert fühlt und davon überzeugt ist, nicht der Richtige zu sein? Möglicherweise ist aber genau diese Person Ihr gesuchter Wunschmitarbeiter!

Passe also die Anforderungen so an, dass der ideale Bewerber nicht das Gefühl hat, für eure Stelle (zu) unterqualifiziert zu sein. Setze Kriterien aber auch nicht zu niedrig an, denn ein neuer Job soll immer noch eine Herausforderung sein!

Ändere die Regeln nicht während des Spiels!

Überlege Dir von vornherein genau, welche Anforderungen der Kandidat erfüllen muss und vermeide eine spätere Änderung des Stellenprofils während der Bewerbungsphase. Zum einen kann dies potentielle Bewerber abschrecken oder gar verärgern. Zum anderen kann es passieren, dass sich Interessenten auf die alte Stellenbeschreibung bewerben, aber eigentlich nicht mehr gesucht werden. Das führt zu unnötigen zeitlichen Aufwänden auf beiden Seiten.

Die Bewerbung – Mach es Deinem Traumkandidaten so einfach wie möglich!

Um Interessenten in aktive Bewerber ihrer angebotenen Stelle zu verwandeln, bedarf es nicht nur eines passenden Stellenprofils, sondern es muss den Kandidaten daneben auch die Möglichkeit gegeben werden, sich schnell und unkompliziert zu bewerben. Besonders die eingangs erwähnten passiven Kandidaten haben meist weder Bewerbungsunterlagen parat, noch werden sie sich die Mühe machen, diese zu erstellen.

Um ihnen nun so viele Steine wie möglich aus dem Weg zu räumen, ist es ratsam, auf Motivationsschreiben, Qualifikationen, Zeugnisse und sogar auf den Lebenslauf zumindest vorerst zu verzichten. Das betrifft vor allem ersteres. Aber auch Lebenslauf sowie diverse Qualifikationen oder Zeugnisse müssen vom Bewerber häufig erst gesucht werden, weshalb es vorteilhaft ist, diese später bei Bedarf nachreichen zu lassen. Du fragst Dich, wie eine Bewerbung ohne genannte Unterlagen ablaufen sollte?

Um Interessenten auch ohne Unterlagen die Möglichkeit zu geben, sich bei euch schnell und unkompliziert zu bewerben, kann ein smartes Bewerberquiz eingesetzt werden. Dieses wird direkt auf euer Anforderungsprofil zugeschnitten und sagt dem Kandidaten sofort, ob er sich für die Position eignet. Positiver Nebeneffekt: Das Quiz ist spielerisch aufgebaut und macht den Bewerbern Spaß, wodurch die Emotionen positiv beeinflusst werden. Zudem ist es ein Statement für eure Arbeitgebermarke als modernes und attraktives Unternehmen.

Der Bewerber erfüllt eure Anforderungen? Lass ihn nicht zappeln

Hat die richtige Person durch eine Bewerbung ihr Interesse bekundet, ist es besonders wichtig, dieses auch hochzuhalten. Bekommt der Kandidat erst nach Tagen oder gar Wochen eine erste Rückmeldung, ist sein Interesse bereits oft verflogen und er für euch verloren. Um das zu verhindern, sollte er innerhalb von maximal zwei Tagen kontaktiert und mit ihm ein Erstgespräch geführt werden. Kommt der Bewerber für Dich in Frage, kann auch gleich ein Termin für ein weiteres Gespräch oder auch dem Bewerbungsgespräch ausgemacht und werden. Bei dem Folgegespräch lassen sich dann auch sehr einfach zusätzlich benötigte Dokumente abfragen.

Bei unserem Bewerberquiz wird der Kandidat bei einer positiven Absolvierung innerhalb von 48 Stunden von uns kontaktiert und nur die passenden Anwärter werden dann an euch weitergeleitet.

Das Bewerbungsgespräch – Sorge für eine lockere Atmosphäre

Beinahe jeder Kandidat steht vor einem Bewerbungsgespräch unter großer Anspannung. Es liegt dann an Dir, diese aufzulösen und eine entspannte Umgebung zu bieten. Denn so fühlt sich der Bewerber direkt wohler und wird authentischer. Das wiederum steigert auf beiden Seiten die Sympathie.

Biete dem Kandidaten etwas zu Trinken an und sorgen im besten Fall auch dafür, dass er während des Gesprächs in den Raum blicken kann. So behält er in einer ihm fremden Umgebung den Überblick und fühlt sich sicherer.

Starte mit etwas Smalltalk, ehe Du langsam damit beginnst, den Kandidaten besser kennenzulernen. Die klassischen Fragen nach Stärken, Schwächen, etc. dürfen zwar gerne noch gestellt werden, sollten aber längst nicht mehr so viel Beachtung bekommen wie vor einigen Jahren.

Du findest weitaus mehr über die Fähigkeiten des Bewerbers heraus, wenn Du ihn mit bestimmten Aufgaben und Szenarien konfrontierst oder sogar ein Rollenspiel vorbereitest. Dabei gibt nicht zwangsläufig ein Richtig und ein Falsch, sondern verhilft Dir zu beurteilen, ob die Person zu euch passt oder nicht.

Danach geht es darum, dass der Kandidat auch das Unternehmen kennenlernen will. Denn auch wenn Du der Meinung bist, dass dieser Bewerber der Richtige ist, soll auch er sich eine Zukunft in eurem Haus vorstellen können. Gestalte eine kurze Präsentation, bei dem sowohl die Unternehmenskultur als auch interne Arbeitsabläufe vorgestellt werden. Gib danach dem Bewerber genügend Zeit, um auch an Dich entsprechende Fragen zu richten.

Zudem kannst Du dem Bewerber direkt seinen zukünftigen Kollegen vorstellen und er kann sich ein Bild davon machen, wie sein Berufsalltag tatsächlich aussehen wird.

Ist der Bewerber der Richtige? Festige den Arbeitsvertrag!

Bist Du am Ende eines Bewerbungsgesprächs oder einer Probearbeit vom Kandidaten überzeugt und willst ihn in Deinem Team, ist es ratsam, den Sack so schnell wie möglich zu verschließen. Frage den Bewerber direkt, ob er für euch arbeiten möchte. Willigt er ein, solltest Du sofort einen vorgefertigten Arbeitsvertrag zur Hand zu haben, bei dem lediglich noch die wichtigsten Daten ausgefüllt werden müssen. Diesen kannst Du direkt mit dem Bewerber durchgehen, welcher ihn in den meisten Fällen auch sofort unterschreibt und somit den Bewerbungsprozess für beide Seiten erfolgreich beendet.

Sollte Dein Wunschmitarbeiter noch Bedenken äußern, frage gezielt nach und schaffe diese aus der Welt. Denn sobald der Kandidat ohne unterschriebenen Vertrag aus Deinem Büro geht und überlegt, ob er den Vertrag unterschreiben soll, könnte ihn sein Umfeld beeinflussen und aus verschiedensten Gründen doch noch von einem Berufswechsel abraten.

Braucht er dennoch weitere Bedenkzeit, kannst Du Dein Angebot verknappen, indem Du eine Deadline für die Unterschrift des Vertrages setzen. Das führt häufig zu einer höheren Abschlussquote und spart Dir auch Zeit, da jene, die nicht unterschreiben, auch anders kaum zu überzeugen wären.

Ist der Bewerber nicht der Richtige? Lass ihn nicht ewig auf eine Antwort warten!

Auch wenn man sich gegen einen Kandidaten entscheiden, hat er ein Recht darauf, das so schnell wie möglich mittels einer persönlichen Nachricht oder einem Anruf zu erfahren. Denn genau das ist einer der größten Kritikpunkte an Bewerbungsprozessen: Über die Hälfte der Studienteilnehmer empfand es als äußerst negativ, dass sie nach einem Bewerbungsgespräch häufig weder Feedback noch Rückmeldung bekommen haben. Wenn doch, handelte es sich meist um eine automatisierte Standard-Nachricht. Es wundert nicht, dass ein solches Vorgehen kein gutes Licht auf eine Firma wirft. Daher melde Dich auch bei einer Absage so rasch wie möglich persönlich beim Bewerber. Das muss nicht zwingend per Telefon erfolgen – auch eine persönliche E-Mail reicht aus, um dennoch positiv im Gedächtnis zu bleiben.

Es ist empfehlenswert, sich den gesamten Bewerbungsprozess auch einmal aus der Sicht der Kandidaten anzusehen, um unnötige Hürden für eure Traumbewerber zu beseitigen. Mehr zum Thema findest du auf unserem Blogartikel Die Candidate Journey verstehen: Erfolgreiches Recruiting durch Aufsetzen der Bewerberbrille.

Aktualisiert im August 2023

Melanie von den Heldenfindern

Mit ihren Blogartikeln rund um das Thema Recruiting hilft Melanie Unternehmer:innen dabei, sich erfolgreich als Arbeitgeber zu vermarkten. Als festes Mitglied der Heldenfinder sorgt sie zudem dafür, dass die richtigen Mitarbeiter:innen zu den richtigen Unternehmen gelangen.